04 dec Trello: handige online tool om samen te werken met mij als je personal virtual assistant!

Een personal virtual assistant is de moderne variant van de secretaresse en helpt jou als drukbezette ondernemer of ZZP’er online op afstand met secretariële- en ondersteunende werkzaamheden die je liever zou uitbesteden, zodat jij je kan focussen op je core business. We leven in een wereld waarbij eindeloze digitale mogelijkheden ervoor zorgen dat we niet meer aan één plek gebonden zijn om ons werk uit te voeren. Er zijn verschillende online tools om op afstand samen te werken. Hieronder zal ik één tool toelichten waar ik veelvuldig gebruik van maak.

Trello

Trello is een tool om online samen te werken waarbij (continue doorlopende) projecten georganiseerd worden per board. Dit is te vergelijken met een whiteboard aan de muur waarop de aantekeningen, planning en post-its met to do’s staan. Trello vertelt je wie waaraan werkt en wat de voortgang is.

Trello heeft een dashboard waarop je verschillende borden plaatst. Ieder bord staat voor een project. Een bord bestaat uit verschillende lijsten, waar je weer kaarten met deeltaken aan toe kunt voegen. Aan de gedefinieerde deeltaken kun je comments, checklists, foto’s, documenten en bijvoorbeeld links toevoegen.

Je kunt op bordniveau of op lijstniveau teammembers toevoegen. Daarnaast kun je labels aan de lijsten toevoegen. Deze labels hebben kleuren en kun je zelf definiëren, het kunnen bijvoorbeeld namen van de teamleden zijn, zodat je bij een actiepunt de kleur van de member toevoegt die verantwoordelijk is voor de uitvoering. Je kunt er ook voor kiezen om door middel van een kleur de prioriteit van de actie aan te geven of de status van de actie. Er zijn legio mogelijkheden.

Om bijvoorbeeld de voortgang van mijn werkzaamheden met mijn opdrachtgever te delen maak ik een hoofdbord aan met als titel de naam van mijn opdrachtgever. Onder het hoofdbord maak ik 4 lijsten, te weten: To do, Doing, Done en Ongoing.

Ik start met het maken van kaarten onder To do, elk actiepunt staat op een afzonderlijke kaart. De opdrachtgever maak ik teammember van het gehele bord. Ben ik bezig met het actiepunt dan kopieer ik het actiepunt van de lijst To do, naar de lijst Doing en als het actiepunt gereed is dan sleep ik hem naar de lijst Done. Zo is voor mijn opdrachtgever altijd en overal inzichtelijk wat de status van het project/actiepunt is.

Trello heeft een gratis variant en een Gold variant (ca. EUR 5,00 per maand). Je kunt via je computer inloggen in Trello, maar er is ook een app voor op je mobiele telefoon of bijvoorbeeld tablet.

Hartstikke handig om online met je personal virtual assistant samen te werken en altijd up to date!
Heb je vragen naar aanleiding van mijn blog of heb jij een personal virtual assistant nodig? Dan ben je naar mij op zoek! Neem gerust vrijblijvend contact met mij op om er samen achter te komen wat ik voor jou kan betekenen en hoe wij samen kunnen werken.