23 jan Online tools om met je Virtual Professional samen te werken

In één van mijn eerste blogs heb ik uitgebreid beschreven hoe de online tool Trello werkt. Maar er zijn natuurlijk nog veel meer online tools om met je collega’s, team of Virtual Professional samen te werken. Hieronder zal ik er een aantal toelichten.

We Transfer
Met WeTransfer kun je gratis documenten, foto’s, muziek, presentaties en zelfs video delen. Alle bestandstypen worden ondersteund en per keer kun je 2 GB uploaden. Heb je meer dan 2GB om te uploaden dan kun je een nieuwe upload opstarten.
Het gebruik van WeTransfer is erg eenvoudig. Je gaat simpelweg naar de site, selecteert de bestanden die je wilt verzenden en voert de e-mailadressen van de ontvanger(s) in. Vervolgens klik je op Transfer. Na het versturen zullen je ontvangers een notificatie van WeTransfer
per e-mail ontvangen, waarin ze op de hoogte worden gebracht van het feit dat ze 2 weken hebben om de content te downloaden die je naar ze verstuurd hebt.

Bij het doorsturen van documenten, foto’s, muziek, presentaties of video via e-mail krijg je vaak te maken met een limiet op de grootte van de bestanden. Zo kan het zijn dat jij wel meer dan 10MB via e-mail mag versturen, maar de ontvanger kan maar tot maximaal 5MB ontvangen. Naast deze limiet gebeurt het ook regelmatig dat de e-mailbox van een ontvanger “vol” zit – wat natuurlijk sneller het geval is als je bestanden ontvangt. WeTransfer is dus een mooi alternatief voor het doorsturen van grote bestanden.

Toggl (urenregistratie)
Toggl is een app/dienst die het mogelijk maakt om bij te houden hoe lang je over een bepaalde taak doet. Je kunt de tool ook via je browser gebruiken. Je maakt een account aan, waarmee je vervolgens overal kunt inloggen en zo kun je elk apparaat synchroniseren. Ideaal als je op verschillende plekken met verschillende apparaten werkt.
Toggl werkt met één grote knop. Na het aanklikken gaat de tijdregistratie lopen, als er pauze wordt genomen of de dag om is, kan de knop weer worden ingedrukt en stopt de urenregistratie. In Toggl kunnen ook klanten worden vastgelegd door middel van een naam en een eventuele notitie. Aan iedere klant worden projecten gekoppeld. Binnen het project wordt uiteindelijk een taak weggeschreven. Zo is het achteraf mogelijk om te zien hoeveel uur er aan een bepaald project is besteed. Het is ook mogelijk om als team gebruik te maken van Toggl. Andere gebruikers kunnen dan toegang krijgen tot een project en hun besteedde tijd registreren.
Indien er gekozen wordt voor een betaald account kan er per klant ook een uurtarief worden aangegeven. Zo maakt Toggl ook inzichtelijk hoeveel geld er is verdiend. Bij een betaalde account is het ook mogelijk om taken vooraf te definiëren. Op die manier kan Toggl ook als een todo-lijst worden gebruikt.

Evernote
Evernote is een digitaal notitieboekje wat je op iedere computer, tablet of smartphone kunt gebruiken. Aan de notities die je maakt kun je bijlagen toevoegen. Bijvoorbeeld Office-documenten, maar ook foto’s die je maakt met de camera van je computer of smartphone en geluidsopnames via de microfoon.
Dankzij de synchronisatie tussen al je apparaten heb je je notities in het vervolg altijd – doorzoekbaar – bij de hand. Evernote is erg goed in het vindbaar maken van afbeeldingen en handgeschreven notities op de computer. Hiervoor speurt Evernote afbeeldingen af naar letters. Zo kun je bijvoorbeeld een foto van een whiteboard maken en deze terugvinden door te zoeken op woorden die je op het whiteboard had geschreven.

Pipedrive (CRM)
Pipedrive is een Customer Relationship Management (CRM) tool die zich op verkopers richt. Deze cloud tool visualiseert de sales pipeline en centreert het verkoopproces rond ‘deals’.
ZZP-ers en MKB-ers kunnen met deze online tool contacten onderhouden, afspraken maken en taken toekennen aan zichzelf of andere teamleden. De Pipedrive verkoopsoftware draait om ‘deals’: Verkopers signaleren opportunities en hebben ideeën, die ze als deal invoeren in de pijplijn. De tool stimuleert verkopers tot het programmeren van acties. Pipedrive toont alle open deals, zodat verkopers in één oogopslag zien in welke fase hun deals zich bevinden. Verkopers kunnen switchen tussen de visuele pijplijn view of de deal view in lijstvorm. De pijplijn kan aangepast worden aan de wensen van de gebruiker. Gebruikers kunnen fases toevoegen en namen van fases wijzigen. Verkopers voegen aan iedere deal, afhankelijk van de fase waarin deze zich bevindt, taken toe aan zichzelf of aan teamleden. Pipedrive bevat filters om de projecten per fase te tonen. Ook kunnen verkopers alleen hun eigen deals of de deals van teamleden tonen. Gebruikers kunnen een chronologische lijst van alle geplande activiteiten oproepen en indien gewenst direct taken toevoegen aan de lijst. Verkopers kunnen doelen stellen en sales targets vaststellen, bijvoorbeeld het aantal deals dat per week naar een volgende fase gebracht moet worden of deals die gesloten moeten worden.

Drop Box
Dropbox is een gratis clouddienst voor het online opslaan van bestanden. Je kunt gemakkelijk foto’s, video’s en documenten delen tussen computers. De Dropbox map met daarin jouw bestanden wordt gesynchroniseerd tussen alle computers waarop dropbox geïnstalleerd is, zodat de bestanden die je op het kantoor aangepast hebt ook zichtbaar zijn op de laptop thuis. Het is zelfs mogelijk om de bestanden ook te openen op een iPhone of Android telefoon via de Dropbox app. Dropbox maakt het ook gemakkelijk om bestanden te delen met anderen. Mappen in de dropbox-map kunnen gedeeld worden met meerdere mensen, zodat er samen aan een project gewerkt kan worden. Wanneer één iemand een nieuw bestand in de map zet, ziet de rest van de groep het meteen.

Microsoft Onedrive
OneDrive is de online opslagdienst van Microsoft. Het is te vergelijken met Dropbox.Bij OneDrive krijgt je beperkte gratis opslagruimte. De dienst is online te gebruiken, via een programma op de computer en via een app op mobiele apparaten. OneDrive kan met allerlei bestanden overweg, zoals documenten, rekenbladen, muziek en foto’s.

Google Drive
Met Google Drive kunnen documenten in de cloud worden opgeslagen, bestanden worden gedeeld en documenten samen met anderen worden bewerkt. In Google Drive is ook het product Google Docs geïntegreerd. Met deze dienst kunnen opgemaakte documenten, spreadsheets en presentaties aangemaakt worden, die online worden opgeslagen. Het is een gratis tool die voor iedereen te gebruiken is. Om Google Drive te gebruiken heb je eigenlijk twee dingen nodig: Een internetverbinding & een Google Account. Die tweede is gratis om aan te maken. Google Drive is geschikt voor de particulier maar ook zeker voor zakelijk gebruik. In Google Drive kun je verschillende soorten bestanden maken:

• Google Documenten:Dit zijn tekst bestanden, je kunt het vergelijken met Microsoft Word.
• Google Spreadsheets:Dit zijn spreadsheets waarin je ook formules kunt gebruiken, filteren, meerderde tabbladen etc. Dit is vergelijkbaar met Microsoft Excel.
• Google Presentaties:Hier kun je presentaties in maken met bewegende elementen, teksten en afbeeldingen. Vergelijkbaar met Microsoft PowerPoint.
• Google Formulieren:Hier kun je formulieren mee bouwen, bijvoorbeeld om een enquêtes mee op te zetten. De resultaten worden vervolgens opgeslagen in een Google Spreadsheets.
• Google Tekeningen:Dit is een vrij simpele tekentool waarin je wat vormen kunt maken, en zelf wat simpele tekeningetjes kunt maken zoals diagrammen. Je kunt het een beetje vergelijken met Paint.
• Google My Maps:Hiermee kun je een eigen map maken. Bijvoorbeeld met winkelvestigingen. Die kun je vervolgens weer op je eigen site toevoegen.

Skype
Via Skype kun je o.a. vergaderen en samenwerken met collega’s. Je kunt Skype gebruiken op het apparaat dat voor jou het handigste is: je telefoon of computer, of een tv met Skype. Skype maakt het eenvoudig om via chatberichten, groepsgesprekken en spraak- en video-oproepen informatie te delen. Je kunt gratis aan de slag met Skype. Met de nieuwste versie van Skype kun je zelfs groepsvideobellen uitproberen.

Wil je weten hoe wij online kunnen samenwerken en welke werkzaamheden ik je uit handen kan nemen? Neem dan contact op met Personal-VA via
info@personal-VA.nl of via het contactformulier op mijn website
www.personal-VA.nl