27 jun In 7 stappen naar een opgeruimd digitaal archief
Een opgeruimd digitaal archief Heb jij dat ook wel eens, op het laatste moment op zoek naar dat ene document en je kunt het toch niet vinden?! Tijd voor een opschoonactie! In 7 stappen naar een overzichtelijk digitaal archief.
- Start met het maken van een nieuwe digitale archiefstructuur die werkt voor jou. Welke hoofd – en submappen doen er volgens jou toe?
- Let met het maken van de mappenstructuur op de benaming. Maak de namen dusdanig onderscheidend dat je altijd de juiste keuze maakt. Werk van breed naar smal. Bijvoorbeeld Facturen, Inkomend en Uitgaand. De submappen zijn dan Facturen Inkomend en Facturen Uitgaand.
- Als je een overzichtelijke structuur hebt bedacht dan wordt deze automatisch op alfabetische volgorde geplaatst. Vind je dit onhandig, maak dan gebruik van cijfers. Je eerste hoofdmap is 000 Mapnaam, je tweede is dan 100 Mapnaam. En voor je submappen gebruik je vervolgens 010 Mapnaam, 020 Mapnaam etc.
- Iedereen heeft hem wel, de map Algemeen. Weet je niet waar je moet archiveren dan komt een bestand vaak in deze map. En kun je het alsnog niet vinden. Weg ermee dus! Door je ideale structuur heb je deze map niet meer nodig.
- Je komt met je nieuwe mappenstructuur al gauw uit op een boom van mappen. Probeer niet meer dan 10 hoofdmappen aan te maken, met ieder maximaal 10 submappen en daar weer 10 submappen onder. Houdt 10 mappen per niveau aan als harde regel. Het schijnt namelijk zo te zijn dat we bij 10 onderwerpen, makkelijk overzicht kunnen houden, maar daarna wordt het steeds lastiger.
- Bewaar alles op 1 plek. Vaak gebruik je een digitaal archief alleen voor officebestanden, pdf’s en afbeeldingen. Maar waarom zou je je e-mails, aantekeningen en dergelijke hier ook niet opslaan. Het is heel handig om gewoon een foto te maken van je aantekeningen en deze te uploaden.
- Alles overzetten naar je nieuwe archief? Best een klus! Je hoeft dit niet gelijk te doen. Zet de bestanden over zodra je ze gebruikt. Wellicht heb je het in de zomerperiode iets rustiger? Een fijn moment om je digitale archief te ordenen, zo kun je na de vakantie weer fris aan de slag.
Bron: Management Support