04 mei Verwachtingsmanagement | Opdrachtgever & Opdrachtnemer
Verwachtingsmanagement: het managen tussen het verschil van wat iemand hoopt te krijgen en gaat krijgen. Day to day krijgen we te maken met verwachtingen. Verwachtingen over onszelf, verwachtingen over anderen en verwachtingen van anderen. In elke situatie heb je te maken met wederzijdse verwachtingen. Deze kunnen impliciet (verborgen) of expliciet (zichtbaar) zijn.
Verwachtingen over anderen ontstaan vaak uit opvoeding of de heersende cultuur in de maatschappij. Het zijn vaak impliciete, onuitgesproken verwachtingen. We noemen het ook weleens een “sociaal contract”. Maar, omdat het nooit uitgesproken is, is het ook lastig om een “contract” na te leven wat je nooit “gelezen” hebt. De verwachtingen vanuit een “sociaal contract” leiden vaak tot miscommunicatie, teleurstelling en verontwaardiging.
Het is aannemelijk dat er verwachtingen over en weer ontstaan op het moment dat er een samenwerking opgestart wordt tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (bijvoorbeeld tussen Ondernemer & Virtual Professional). Nu kan niemand gedachten lezen, dus het is van belang om vanaf het eerste contact wederzijdse verwachtingen uit te spreken en vast te leggen.
Verwachtingsmanagement: Hoe spreek je verwachtingen over en weer uit?
- Maak je verwachtingen eerst helder voor jezelf
- Probeer te begrijpen waarom je iets verwacht (binnen welke context/wat is het grote geheel)
- Bespreek over en weer de verwachtingen van de samenwerking en de uitvoering
- Luister aandachtig naar elkaar, vat samen en doe suggesties.
- Maak de verwachtingen concreet, merk je verschillen in de verwachtingen op?
- Probeer tot afspraken te komen die voor jullie beiden goed voelen.
- Leg de verwachtingen vast en zorg ervoor dat je er beiden volledig achter staat. Het vereist namelijk inspanning van beide kanten.
Verwachtingsmanagement: Op welke vlakken manage je de verwachtingen?
- Kaders van de opdracht: wat wordt er verwacht in termen van kwaliteit van prestaties, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- “Communication is the key”. Maak afspraken over communicatie. Met wie wordt er gecommuniceerd, wat en wanneer communiceer je, hoe communiceer je en wat is de frequentie?
- Stel samen vast of er sprake is van deadlines of tijdspaden wanneer bepaalde werkzaamheden afgerond dienen te zijn, wat zijn de werktijden, wanneer ben je bereikbaar, hoe lang mag het duren voordat je antwoord krijgt of geeft?
Het managen van de verwachtingen is een ongoing proces. Geef elkaar regelmatig updates en communiceer! Wacht niet af om elkaar op de hoogte te brengen van obstakels, vertragingen, risico’s en dergelijke. Doe het meteen en overleg samen over oplossingen/alternatieven. Take the lead!
Krijg je te maken met teleurstellingen? Ga er constructief mee om. Streef niet naar perfectie en accepteer dat niet alles volgens plan verloopt. Stel de verwachtingen eventueel bij en ga na hoe je teleurstellingen in de toekomst kunt voorkomen.